Qu'est-ce que le fichier d'écriture comptable ?

La lutte contre la fraude fiscale et les erreurs de comptabilité ont donné lieu à la création d’un outil pour mieux contrôler l’exercice comptable des entreprises : le FEC.

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FEC : définition

Le fichier des écritures comptables est un document informatisé et standardisé sur le plan national qui rend compte de toutes les informations comptables d’une entreprise sur un exercice précis. Ce document doit être remis à l’administration fiscale lors des contrôles opérés par celle-ci. 

L’automatisation et la digitalisation des informations comptables permet d’avoir une meilleure visibilité et de gagner du temps : les erreurs et les fraudes éventuelles commises sont décelées plus rapidement et l’administration n’a plus à se rendre dans les locaux des entreprises pour contrôler leur comptabilité.

Pour être viables, les fichiers des écritures comptables doivent répondre à un certain nombre de normes techniques portant sur leur format et leur structure.

Que contient exactement le FEC ?

Le FEC présente une liste chronologique des opérations effectuées par l’entreprise. Il est édité sur un support non réinscriptible. Il doit être conforme aux normes de l’administration et être accompagné d’une notice explicative.

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Normes et présentation

Le fichier des écritures comptables est un document au format Excel qui répond aux critères exposés dans l’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales et à la norme ISO 9660 pour ce qui concerne son support d’inscription.

Le tableau comporte obligatoirement les 18 champs suivants :

• Le code journal de l’écriture comptable ; 
• Le libellé journal de l’écriture ; 
• Le numéro de séquence de l’écriture ; 
• La date de comptabilisation de l’écriture ; 
• Le numéro de compte ; 
• Le libellé de compte ; 
• Le numéro de compte auxiliaire ; 
• Le libellé de compte auxiliaire ; 
• La référence de pièce justificative ; 
• La date de la pièce justificative ; 
• Le libellé de l’écriture comptable ; 
• Le montant au débit (ou le montant) ; 
• Le montant au crédit (ou le sens) ; 
• Le lettrage de l’écriture ; 
• La date de lettrage ; 
• La date de validation de l’écriture ; 
• Le montant en devise ; 
• L’identifiant de la devise.

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4 champs maximum peuvent être ajoutés au tableau. Le journal général de la comptabilité ainsi que les écritures d’inventaires et les écritures d’à-nouveaux (ouverture et clôture d’exercice) doivent être joints au FEC.

Notice explicative

Une notice explicative peut être jointe au fichier des écritures comptables pour en faciliter la lecture et donner plus amples informations sur son contenu. Elle n’est pas obligatoire, mais elle est bien utile pour apporter des précisions sur des  points spécifiques et montrer la bonne foi des professionnels auprès des agents de la DGFiP (direction générale des finances publiques).

Véritable index de votre FEC, elle mentionne les données suivantes :

• les informations de base sur l’identité de l’entreprise (nom, SIREN, etc.) ; 
• l’exercice concerné par le FEC ; 
• le type de fichier remis ; 
• les indications sur les formats et le type de caractères utilisés au sein du fichier (pour les séparateurs de champs, par exemple) ; 
• le détail des usages propres à l’entreprise concernant la tenue de sa comptabilité (codifications ou systèmes de numérotation, par exemple) ; 
• l’explication des éventuelles anomalies présentes dans le FEC.

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Qui est concerné par le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Une entreprise doit établir un fichier des écritures comptables lorsqu'elle est soumise à l’imposition sur les sociétés ou sur les revenus dans les catégories suivantes : 

• bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ; 
• bénéfices non commerciaux (BNC) ; 
• bénéfices agricoles (BA).
  

En revanche, cette disposition ne concerne pas : 

• les micro-entrepreneurs ; 
• les entreprises agricoles au régime du forfait ; 
• les SCI (société civile immobilière) dont la direction est assurée par une ou des personne(s) physique(s).
  

Bon à savoir : les associations qui ont une activité commerciale ou lucrative, même accessoire, ont deux possibilités :

• fournir un FEC dans lequel figurent toutes les opérations de l’association (lucratives ou non) ; 
• tenir deux comptabilités et établir un FEC uniquement pour celle qui concerne les activités lucratives et commerciales.

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Le FEC est-il obligatoire ?

Le FEC est obligatoire depuis le 1er janvier 2014 pour les entreprises qui appartiennent aux régimes fiscaux mentionnés plus haut (IR et IS) et aux catégories qui y sont associées (BIC, BNC, BA). Pour faire simple, si un professionnel est susceptible de faire l’objet d’un contrôle fiscal et qu’il utilise l’informatique pour saisir ses données, il doit être en mesure de remettre un FEC en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Introduit en 2012 par une loi de finance rectificative, le fichier des écritures comptables constitue l’unique mode de présentation de la comptabilité des entreprises. Il doit donc être remis au vérificateur de la DGFiP par l’entreprise dans un délai de 15 jours après avoir été informé de son contrôle.

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À quoi sert un FEC ?

L’édition des fichiers comptables digitaux sert à : 

• être en conformité aux normes et obligations fixées par l’administration fiscale pour le contrôle des entreprises ; 
• rendre compte du bilan carbone de l’entreprise dans un souci d’engagement pour l’environnement et le développement durable.

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Avoir une comptabilité conforme à la loi

Pour que les agents de la DGFIP puissent contrôler les déclarations d'impôts des professionnels, la remise d’un fichier comptable en bonne et due forme est indispensable. En effet, le contrôle est  effectué à l’aide d’un logiciel vérificateur pour analyser avec précision l’exercice des entreprises et donc leur conformité avec la déclaration d’impôt établie. Ce vérificateur permet de relever avec précision la moindre incohérence ou anomalie, tant sur le fond que sur la forme du fichier fourni.

Si des irrégularités sont constatées, des rectifications peuvent être apportées et le montant de l’imposition est ensuite réévalué. Elles peuvent également faire l’objet d’une sanction financière si elles s’avèrent trop importantes.

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Le FEC : un outil pour la comptabilité carbone

L’édition de l’exercice comptable des entreprises sous forme de fichier numérique est un très bon outil pour rendre compte de leur empreinte carbone et donc du niveau de leur engagement pour l’environnement. 

L’outil d’analyse des GES développé par Greenly fonctionne notamment par l’intégration de ce fichier dans sa base de données.

Greenly peut ainsi : 

• établir le bilan carbone de chacune des activités comptables de l’entreprise ; 
• identifier les scopes auxquels ils correspondent pour mieux les appréhender ; 
• proposer des solutions alternatives et plus responsables pour chacune des dépenses à fortes émissions en CO2.
  

Le FEC permet donc de mettre en place la  stratégie RSE des entreprises et d’inscrire celle-ci dans une démarche de développement durable, tant sur le plan économique qu’environnemental.

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Les sanctions en cas de manquement

Les manquements auxquels une sanction est applicable sont les suivants : 

• l’entreprise refuse de fournir son FEC ; 
• Le FEC a été transmis par l’entreprise après le délai de 15 jours ; 
• Le FEC ne respecte pas les normes de format et de contenu.
  

Dès lors que l’un de ces manquements est constaté, l’entreprise concernée encourt une amende d’un montant de 5 000 euros.

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Le code général des impôts précise également qu’en cas de non-conformité avec la déclaration d’impôt, l’entreprise devra s’acquitter d’un montant compris entre 5 000 euros et 10 % des droits rappelés pour tentative de fraude.

Comment contrôler le FEC ?

Pour établir un FEC parfaitement conforme, l’entreprise peut le saisir directement à partir de son logiciel de comptabilité. En effet, la majorité des logiciels disposent d’une fonctionnalité permettant d’éditer un fichier des écritures comptables répondant aux normes de l’administration fiscale.

Il faut également veiller à ce que les champs du tableau soient correctement remplis selon la codification qui s’y applique : 

• les champs non utilisés doivent rester blancs (ni 0 ni espace) ; 
• les champs 19 à 22 sont obligatoires uniquement pour les entreprises soumises aux bénéfices agricoles (BA) et aux bénéfices non commerciaux (BNC).
  

Afin d’accompagner au mieux les professionnels dans l’édition du FEC, la DGFiP a mis à leur disposition un logiciel gratuit qui permet de contrôler le respect des normes en vigueur : "Test compta Dermat". Ainsi, ce vérificateur analyse le fichier et informe des anomalies qui doivent être corrigées pour qu’il soit valide.

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Maintenant que vous savez tout à propos des fichiers des écritures comptables, vous êtes à l'abri des mauvaises surprises que peut générer le contrôle de l’exercice de votre entreprise. En plus, vous pourrez intégrer votre document à l’outil d’analyse Greenly pour dresser le bilan carbone de votre entreprise. Alors, on s’engage ensemble ?

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