Tout savoir sur le fichier des écritures comptables (FEC)

Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir du fichier des écritures comptables (FEC) et de la manière dont celui-ci peut-être utilisé en comptabilité carbone.

La lutte contre la fraude fiscale et les erreurs de comptabilité a donné lieu à la création d'un outil pour mieux contrôler l'exercice comptable des entreprises : le fichier des écritures comptables (dit FEC).

Zoom sur ce levier destiné aux contribuables qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée.

Fichier des écritures comptables (FEC) : définition

👉 Ce document doit être remis à l'administration en cas de contrôle fiscal. 

Dans les faits, l'automatisation et la digitalisation des informations comptables permet d'acquérir une meilleure visibilité sur le plan comptable et de gagner du temps : les erreurs et les fraudes éventuelles sont décelées plus rapidement. L'administration, quant à elle, n'est plus tenue de se présenter au sein des locaux des entreprises auditées pour contrôler leur comptabilité.

Les fichiers des écritures comptables doivent répondre à un certain nombre de normes techniques, portant sur leur format, ainsi que sur leur structure.

Le fichier FEC peut également servir à tout expert comptable ayant besoin de récupérer des informations, en vue de remplir les déclarations obligatoires (déclaration de TVA, compte de résultats, etc.). De la même façon, le fichier FEC permet d'anticiper la gestion d'un contrôle fiscal, en identifiant d'éventuels points d'alerte.

Que contient exactement le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le fichier FEC présente une liste chronologique des opérations effectuées par l'entreprise. Il est édité sur un support non réinscriptible et doit :

• être conforme aux normes de l'administration ;
• être accompagné d'une notice explicative.

Normes et présentation

Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document au format Excel qui répond aux critères exposés dans l'article A47 A-1 du livre des procédures fiscales - ainsi qu'à la norme ISO 9660 pour ce qui concerne son support d'inscription.

Le tableau comporte obligatoirement les 18 champs suivants :

• le code journal de l'écriture comptable ; 
• le libellé journal de l'écriture ; 
• le numéro de séquence de l'écriture ; 
• la date de comptabilisation de l'écriture ; 
• le numéro de compte ; 
• le libellé de compte ; 
• le numéro de compte auxiliaire ; 
• le libellé de compte auxiliaire ; 
• la référence de pièce justificative ; 
• la date de la pièce justificative ; 
• le libellé de l'écriture comptable ; 
• le montant au débit (ou le montant) ; 
• le montant au crédit (ou le sens) ; 
• le lettrage de l'écriture ; 
• la date de lettrage ; 
• la date de validation de l'écriture ; 
• le montant en devise ; 
• l'identifiant de la devise.

👉 4 champs maximum peuvent être ajoutés au tableau. Le journal général de la comptabilité ainsi que les écritures d'inventaires et les écritures d'à-nouveaux (ouverture et clôture d'exercice) doivent être joints au FEC.

Notice explicative

Véritable index du FEC, elle mentionne les données suivantes :

• les informations de base sur l'identité de l'entreprise (nom, SIREN, etc.) ; 
• l'exercice concerné par le FEC ; 
• le type de fichier remis ; 
• les indications sur les formats et le type de caractères utilisés au sein du fichier (pour les séparateurs de champs, par exemple) ; 
• le détail des usages propres à l'entreprise concernant la tenue de sa comptabilité (codifications ou systèmes de numérotation, par exemple) ; 
• l'explication des éventuelles anomalies présentes dans le FEC.

Qui est concerné par le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Une entreprise doit établir un fichier des écritures comptables lorsqu'elle est soumise à l'imposition sur les sociétés, ou sur les revenus dans les catégories suivantes : 

• bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ; 
• bénéfices non commerciaux (BNC) ; 
• bénéfices agricoles (BA).

En revanche, cette disposition ne concerne pas : 

• les micro-entrepreneurs ; 
• les entreprises agricoles au régime du forfait ; 
• les SCI (société civile immobilière) dont la direction est assurée par une ou des personne(s) physique(s).

Bon à savoir : les associations qui ont une activité commerciale ou lucrative, même accessoire, ont deux possibilités :

• fournir un FEC dans lequel figurent toutes les opérations de l'association (lucratives ou non) ; 
• tenir deux comptabilités et établir un FEC uniquement pour celle qui concerne les activités lucratives et commerciales.

Le fichier des écritures comptables (FEC) est-il obligatoire en cas de contrôle fiscal ?

Le FEC est obligatoire depuis le 1er janvier 2014 pour les entreprises qui appartiennent :

• aux régimes fiscaux mentionnés plus haut (IR et IS) ;
• aux catégories qui y sont associées (BIC, BNC, BA).

Selon l'article L47A du LPF (Livre des Procédures Fiscales), en cas de vérification de comptabilité, toute entreprise tenant sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés doit produire un FEC et le remettre à l'administration fiscale.

Introduit en 2012 par une loi de finance rectificative, le fichier des écritures comptables constitue l'unique mode de présentation de la comptabilité des entreprises. Il doit donc être remis au vérificateur de la DGFiP par l'entreprise dans un délai de 15 jours après avoir été informé de son contrôle.

👉 En cas de contrôle fiscal, la société concernée est tenue de remettre l'ensemble des écritures des journaux comptables pour chaque exercice visé par l'avis de vérification.

L'édition des fichiers comptables digitaux sert à : 

• attester de sa conformité aux normes et obligations fixées par l'administration fiscale pour le contrôle des entreprises ; 
• rendre compte du bilan carbone de son entreprise dans un souci d'engagement pour l'environnement et le développement durable.

Détenir une comptabilité conforme à la loi

Pour que les agents de la DGFIP puissent contrôler les déclarations d'impôts des professionnels, la remise d'un fichier comptable en bonne et due forme est indispensable.

👉 Le contrôle est effectué à l'aide d'un logiciel qui analyse avec précision l'exercice des entreprises et le niveau de conformité avec la déclaration d'impôt établie. Ce vérificateur permet de relever la moindre incohérence ou anomalie, tant sur le fond que sur la forme du fichier fourni.

Si des irrégularités sont constatées, des rectifications peuvent être apportées et le montant de l'imposition réévalué. Les irrégularités peuvent également faire l'objet d'une sanction financière si elles s'avèrent trop importantes.

Le FEC : un outil pour la comptabilité carbone

L'édition de l'exercice comptable d'une entreprise sous forme de fichier numérique constitue un bon outil pour rendre compte de son empreinte carbone et du niveau de son engagement environnemental. 

👉 L'outil d'analyse développé par Greenly fonctionne ainsi via l'intégration de ce fichier dans sa base de données.

Greenly peut ainsi : 

• établir le bilan carbone de chacune des activités comptables de l'entreprise ; 
• identifier les scopes auxquels ils correspondent pour mieux les appréhender ; 
• proposer des solutions alternatives et plus responsables pour chacune des dépenses fortement émissives en gaz à effet de serre.

Le FEC peut ainsi soutenir la mise en place d'une stratégie RSE au sein de son entreprise et contribuer à inscrire cette dernière dans une démarche de développement durable, tant sur le plan économique qu'environnemental.

Les sanctions pour non-conformité en cas de contrôle fiscal

Les manquements en vertu desquels une sanction est applicable sont les suivants : 

• l'entreprise refuse de fournir son FEC ; 
• le FEC a été transmis par l'entreprise après le délai de 15 jours ; 
• le FEC ne respecte pas les normes de format et de contenu.

👉 Dès lors que l'un de ces manquements est constaté, l'entreprise concernée encourt une amende d'un montant de 5 000 euros.

Le code général des impôts précise également qu'en cas de non-conformité avec la déclaration d'impôt, l'entreprise devra s'acquitter d'un montant compris entre 5 000 euros et 10 % des droits rappelés pour tentative de fraude.

Pour établir un fichier FEC parfaitement conforme, l'entreprise peut le saisir directement à partir de son logiciel de comptabilité. En effet, la majorité des logiciels disposent d'une fonctionnalité permettant d'éditer un fichier des écritures comptables conforme aux normes de l'administration fiscale.

Il faut cependant veiller à ce que les champs du tableau soient remplis selon la codification qui s'y applique : 

• les champs non utilisés doivent rester blancs (ni 0 ni espace) ; 
• les champs 19 à 22 sont obligatoires uniquement pour les entreprises soumises aux bénéfices agricoles (BA) et aux bénéfices non commerciaux (BNC).

Afin d'accompagner au mieux les professionnels dans l'édition du FEC, la DGFiP a mis à leur disposition un logiciel gratuit qui permet de contrôler le respect des normes en vigueur : Test Compta Demat. Ainsi, ce vérificateur analyse le fichier et alerte sur les éventuelles anomalies qui doivent être corrigées.

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